一、电子采购简介

　　尽管电子采购在最近几年才兴起，但电子采购已将采购功能转变成了一个交易场上的强有力的竞争武器，并迅速成为一种商业标准。A.T.Kearney?咨询公司提供的研究报告显示，从1998年到2002年，全世界顶尖的100家公司准备将通过互联网交易的B2B开支增加十倍。也就是说，这些公司希望将他们的网上采购总额从1998年的四百亿 美元增加到2002年的四千亿美元。以在电子化采购方面走在业界前列的世界著名跨国公司IBM为例，1998年第四季度刚开始电子采购的时候，通过英特网同IBM做生意的供应商数目为零，而现在这一数目是2.7万；该公司全年采购的460亿美元商品和服务中，逾九成通过网上进行。据Deloitte咨询公司调查，全球200家大企业中百分之三十已实施了初始方案，百分之六十一已开始筹化或考虑电子采购方案了。在国内，目前已有少数较大的企业，如海尔集团、河南新飞集团等，已经开始尝试电子采购，并从中得到了利润和实惠。更多的企业已开始筹化或考虑电子采购方案了。 以市场竞争激烈残酷的家电行业为例，河南新飞集团每年约有几十亿元的生产性材料、备件采购及几亿元的非生产性材料采购。以往的采购由采购部、招标办、审价办几个部门合作完成，采购的原配件、原材料是在采购部门做出计划后通过书面形式传达给招标办和其他相关部门，然后实施采购。这种采购计划、采购实施、采购价格分离的办法以及分离的信息传递过程，增加了采购的管理成本和时间成本，也降低了采购过程的透明度。2003年，在经过反复论证后，新飞开始了采购信息化的大胆尝试。经过对自身需求的了解，新飞把采购信息化平台定位为公司独立运营的网上B2B电子商务平台。新飞集团通过电子采购方式对公司2004年全部生产用原材料、配件等进行了采购。短短10天内，即完成了80％的生产用原材料的采购，节约采购成本近千万元。特别是今年在铜、钢等各种原材料涨价的情况下，通过新飞采购信息化平台，部分原材料价格下降了7％～10％。同时还节省了大量出差谈判的时间，采购人员只要坐在会议室，看着大屏幕，就完成了80％的原材料、配件的采购工作，为公司和供应商节省了大量的时间成本和人力成本。 电子采购可以优化企业的采购流程，降低采购管理成本，降低采购产品价格，提高工作效率，缩短采购周期，减少过量的安全库存，降低采购风险，实现前瞻性采购和战略采购等。实施电子采购对于提高企业的竞争力具有重要的意义。

二、产品简介

　　电子目录采购系统是一套基于国内领先工作流技术的集办公自动化、产品目录管理、供应商管理以及电子采购于一体的综合解决方案。可以帮助客户快速高效地实现内部采购供应系统的任意商业运作流程及业务规则，搭建符合其自身需求的涵盖包括招标采购、竞价采购、商务谈判在内多种采购方式的在线采购平台，并能有效地管理供应商资源和产品目录信息。

三、产品特点

　　◆ 灵活强大的工作流系统
　　系统基于工作流技术，采用自主开发的国内领先的工作流系统作为系统的核心。系统使用的工作流系统，是在参考了许多国外优秀工作流系统的基础之上，基于WFMC标准实现的，WFMC标准是由国际工作流标准化组织制定的一个工作流标准规范。系统采用面向对象的组件开发技术，将各种业务逻辑单元封装在一起，可以根据各种业务需要进行有效组合。基于强大的工作流系统，能够完美的实现各类流程的定制、管理和控制；通过内置的可视化建模工具，可以轻松实现顺序流程、分支流程、循环流程、并行流程、拆分流程、嵌套流程、递归流程等各种复杂的业务操作。对于流程过程中各个步骤的消息、提示等信息，可通过邮件自动通知相关操作人员，邮件内容模版管理。灵活强大的工作流系统，可以轻松实现商业流程的再造，极大地降低因实际使用中流程变化所需付出的开发成本。

　　◆ 提供多种采购方式，发挥市场杠杆效用
    系统提供多种采购方式，如招标采购、竞价采购、谈判与直接采购等，用户可以根据物品或服务采购的特点选用合适的采购方式，从而降低交易成本，提高采购过程效率，真正意义上做到降低自身采购成本。

　　◆ 优化采购流程，提高采购过程效率
　　电子采购不仅仅是一个系统，而且还是一个全新的运营方式，需要商务流程和运作方式发生相应的巨大变化。电子采购并不是将网下操作原封不动的搬到网上，那样不是电子采购，仅仅是采购的电子化。 根据客户的需求，个性定制，实现客户需要的客户化开发。包括分析客户内部采购流程，对现行采购流程提出优化意见并得到用户确认，最终通过软件实现。因而我们所提供给客户的不仅仅是一个软件，而是一套针对客户特定需求的电子采购解决方案。

　　◆ 设定虚拟交易环境，体现交易公平原则
    系统基于严密的安全机制和强大的图像处理能力，能够建立完善的虚拟交易环境，在线实现各种交易的全部过程。无论是电子竞价模块的竞价大厅，还是在线招标模块的开标与评标大厅，或者谈判采购模块的谈判大厅，都能够实现线下操作的全部功能。例如竞价采购模块提供了基于图像和文本方式的"竞价大厅"。自由灵活的商业规则和竞价规则设定，实时生动的竞价过程显示，既能给采购方和供应方提供明晰的实时交易数据和资料，又能营造出供应方之间激烈的竞价氛围。通过虚拟交易环境的设定，真正体现交易的公开、公平、公正原则。

　　◆ 客制化简单方便
　　 每个企业有自身的企业文化和迥异的行业特色，由此形成的独特业务流程代表了企业的特殊市场竞争力。系统提供强大的节点和流程客制化功能，满足了企业特殊业务流程的快速建置。通过系统提供的节点定义工具可以定义各种流程节点及相关的表单，通过内置的可视化建模工具可以轻松实现各种复杂的业务流程。

　　◆ 协同性、集成性
　　 系统是一个协同的、集成的采购管理平台，使各种类型的用户(包括组织者、采购业主、投标商、审批机构等) 都能在同一且个性化的信息门户中一起协同工作, 摆脱时间和地域的限制。

　　◆ 开放的平台, 良好的系统扩展性、灵活性
　　 系统采用了目前流行的工作流技术，工作流引擎的设计和开发遵循了国际组织所提出的参考标准，使得该引擎可以更加方便地与企业的其它系统进行很好地集成，如与企业的办公自动化系统或ERP系统集成。同时系统采用目前居业界领导地位的JAVA Solution，具有跨平台、稳定、易扩充整合等优势。系统提供基于XML技术的数据输入输出接口，可以方便地和其他系统交换信息。接口技术资料完全公开，便于用户二次开发。可以提供对现有的外部资源的接口的轻松的整合。系统支持目前几乎所有的主流数据库，包括Oracle，MS Sql Server，Mysql，DB2，Sybase等。所有这些保证了系统具有宽泛的应用环境、强大的流程再建能力和广阔的升级空间。

　　◆ 易监控、易管理
　　 管理员可通过系统提供的图形化的流程监控工具，监视采购流程的进展情况，查看已完成节点的日志等。

　　◆ 强大的文档处理功能
　　 用户自定义文档模板，系统自动生成文档。所有的文档都可以灵活、自由的进行模板定制，如采购招标文件、中标通知书等，系统根据模板自动生成文档，并能与各种文档编辑工具（如Word等）进行良好的集成。用户既可使用各种文档编辑工具（如Word等）编辑文档模板，也可使用系统提供的类Word在线编辑器编辑文档模板。

　　◆ 数据查询统计快捷方便
　　 提供可自定义的万能查询，可查询统计所有组合条件的数据，并能导出查询统计结果信息，导出文件类型包括Word文档、Excel文档、纯文本等。

　　◆ 强大的信息发布功能
　　 能发布各种公告信息，信息发布格式完全由用户定义；信息发布时间既可由通过用户界面控制，也可设置条件由系统根据条件自动发布。

四、主要功能模块介绍

    1. 工作流引擎:
     工作流引擎负责解释并执行各种业务流程（工作流）定义，创建并初始化流程实例，控制流程流动的路径，记录流程运行状态，挂起或唤醒流程，终止正在运行的流程等。工作流引擎是基于WFMC标准实现的，WFMC标准是由国际工作流标准化组织制定的一个工作流标准规范。工作流引擎由接口和内部核心处理两部分组成，在内部核心处理中，采用了包括缓存和多线程等技术在内的多种策略来提高系统性能。引擎实现了工作流参考模型所规定的各种流程关系，如分支、并行、审批、循环、子流程等，并在此基础上有所扩展，以实现各种复杂的业务流程。 使用领先的工作流技术保证了系统具有很好的扩展性和适应性。例如当企业的招标采购流程变化时，如在原来的招标采购流程中需要增加或减少某些操作步骤时，用户只要使用系统提供的图形化流程定义工具增加或删除某些流程节点，对原来的流程做适当的变化，而系统的其它部分保持不变。如果不使用工作流技术，招标采购流程被固化在系统中，那么当招标采购流程变化时，整个系统都可能被推倒重来，重新设计开发，原来的程序都也无法重用。维护成本将很高，并可能超过系统初始开发成本。而这种招标采购流程的改变对企业来说是不可避免的，往往是经常发生的。例如企业对某些业务的审批流程就经常改变。如以前不需领导审批的业务现在可能需要领导审批了，或者以前需要领导审批的现在不需要了，或者审批流程的级数做了调整等。使用领先的工作流技术可以轻松应对各种流程的改变，其优势是不言而喻的。

    2．可视化流程定义工具（WFVISIO）:
     可视化流程定义工具为用户提供了一种图形化的定义各种业务流程的手段。用户使用鼠标对系统中的相关节点（包括用户定义和系统内置的节点）进行拖拽等操作就能定义各种复杂的业务流程，轻松实现流程节点之间的各种关系，如顺序、分支、并行、循环、审批等。使用可视化流程定义工具，可以定义每个流程节点的开始条件、操作权限以及节点操作者的数据视图等。 可视化流程定义工具使用跨平台的Java语言开发，既可以在Windows平台上运行，也可以在Linux系统上运行。

    3．流程监控工具（WFMONITOR）:
     流程监控工具为领导实时监控整个招标采购过程提供了一种十分方便的手段。流程监控工具采用类似于股票交易图的方式实时地图形化地显示每一个项目的招标采购过程。从招标采购流程图上，领导能清楚地看到当前采购项目的进度以及已经完成任务的日志信息，如谁完成的、什么时间完成的等历史信息。

    4．流程节点定义工具:
     灵活强大的流程节点定义工具帮助用户轻松的定义各种流程节点及相关表单。使用流程节点定义工具可以十分方便地定义表单中各个表单项的信息来源、相关属性以及各种限制条件等。例如下拉菜单项的信息来源包括用户输入、资源表或其它节点等，表单项的属性包括是否只读、是否显示、是否必须等，表单项的限制条件包括是否唯一等。表单信息处理自动化，无需用户编写任何代码。 对于用户使用工具定义的表单，用户既可通过系统提供的类Word在线编辑器编辑处理，也可导出HTML页面，使用自己熟悉的编辑工具，如Dreamweaver、Word、FrontPage等，编辑处理完后再导入服务器。

    5．信息发布系统:
     采购过程中涉及到许多项目信息的对外发布，如发布招标公告、发布开标公告、发布中标公告等。系统对所需发布的信息进行分类管理，如招标公告信息、开标公告信息等。用户可以自定义信息发布类型。 用户自定义发布模板。用户既可通过系统提供的类Word在线编辑器编辑定义发布模板，也可使用自己熟悉的编辑工具定义发布模板，如Dreamweaver、Word、FrontPage等。对于信息发布方式，系统支持手动发布信息和自动发布信息两种方式。手动发布就是由操作人员通过点击菜单来发布信息，自动发布就是系统根据相关条件来发布信息。如在流程中规定到某一时间点自动发布信息，或者在流程运行到某一节点时自动发布信息。信息发布的方式用户可以方便地设置。 发布系统发布信息时，会自动地根据发布模板生成相关的html页面，并发布到指定的地方，如企业的门户网站等。

    6．视图定义模块:
     对于流程运行过程中不同用户所录入的信息及上传的各种类型的文件，可定义相关信息视图，用户所能看到的信息完全由信息视图决定。保证了合适的人能看到合适的信息。

    7．综合查询统计定义工具:
     综合查询统计定义工具提供可自定义的基于Web方式的万能查询，可查询统计所有组合条件的数据，并能导出查询统计结果信息，导出文件类型包括Word文档、Excel文档、纯文本等。 系统提供查询统计模板定义功能，由管理人员定义查询统计模板，用户根据定义好的模板直接查询统计数据。这样既降低了用户查询统计信息的难度，也大大增强了系统的查询统计功能。用户可根据需要随时增加新的信息查询统计功能。

    8．文档自动生成工具:
     系统支持用户自定义文档模板。文档模板可使用各种文档工具（如Word）定义，也可使用系统提供的类Word在线编辑器定义。系统根据模板智能化地从流程节点中提取相关信息并自动生成Word文档。对于系统自动生成的各种文档，用户可以多角度地查询检索，并从服务器下载到本地进行编辑修改，编辑修改好的文档又可上传至服务器上进行备份。

    9．电子文档管理工具:
     在整个采购过程中会涉及到许多的电子文档，如招标文件、投标文件、各种项目文件、以及系统自动生成的各种文档等。随着采购项目的增加，文档的数量会急剧地增加。而其中大部分文档都是有用的信息资源，都有再利用的价值。面对如此多的类型各异的电子文档，如何进行有效的管理是一个比较棘手的问题。使用系统提供的电子文档管理工具，用户能够对所有的电子文档进行有效地管理，并能够随时查询检索相关文档，检索途径包括按业务类型、按项目名称、按文档名称、按时间等。对于检索到的文档，用户可以下载到本地进行修改编辑，又可上载到服务器进行备份。

    10．组织结构管理:
     组织结构管理模块帮助管理人员建立本单位的动态组织结构树，用于人员信息管理和配置。用户可以任意定义组织层次，组织结构也可以无限级地扩展。 组织结构的管理分为集中管理和分散管理两种模式。集中管理就是系统中所有的部门都由系统管理人员进行维护管理，其他成员不能增加修改或删除部门；分散管理就是对于具有系统管理权限的成员，可以维护自己本部门内的组织结构树，而对其它部门结构无任何操作权限。企业可以根据自己的情况选择适合自己的管理模式。

    11．权限管理:
     通过角色和权限的可定制功能实现对内部用户群的分级分组管理，从而保证了合适级别组别的人群能够浏览和操作合适的项目，合适级别组别的人群能够进行系统管理等。并能根据组织或运营变化的要求，轻松地实现角色、权限与用户的动态管理。

    12．供应商管理:
     对参加网上采购的供应商必须上网注册，接受资格审查。系统建立供应商资源库，全面管理供应商参与采购项目投标过程。包括供应商基本信息管理、供应商产品信息管理、供应商投标管理、供应商履约管理、供应商资格证年检等功能。

    13．专家管理:
     对参加网上采购评审的专家必须上网注册，接受资格审查。系统建立专家资源库，对专家进行分类管理，便于采购项目抽取专家评委，包括专家基本信息管理、专家专业管理、专家参与评标情况、专家抽取等功能，可随机抽取评标专家。

    14．产品目录管理:
     产品目录管理模块提供了灵活的目录设置和动态更新功能，能够帮助客户实时更新产品目录，保证产品目录的先进性，以符合市场需要。采购方可以设定本单位的产品目录，定制产品目录下的产品信息数据视图如产品名称、产品编码及价格等等；采购单位也可以设定产品目录浏览操作权限，即可以设定浏览操作某产品目录的供应商或者供应商群组，未设定权限的供应商将不能查看该产品目录，设定权限的供应商才能按照产品目录视图维护企业产品信息。

    15．在线投标:
     投标商可以在线获取最新的招标文件和开标一览表模板，根据招标文件的要求，制作标书，并填写开标一览表。制作完成后，既可以使用离线加密系统对招标文件和开标一览表进行加密，然后将加密后的文件上传到服务器，也可以在线对招标文件和开标一览表进行加密。在开标之前，任何人都无法查看加密后的招标文件和开标一览表。

    16．开标大厅:
    开标时间一到，业务人员、投标商登录系统，进入开标大厅。投标商输入密码，解密标书，业务人员根据标书填写开标纪录，投标商确认标书信息。业务人员和投标商可以在线交流。

    17．在线评标:
     业务人员根据项目的具体情况，选择评标模型，如常用的加权评标模型等。专家登录后，可以查看相关项目的标书。评标专家根据标书给出评审意见，并填写相应的评审表格。根据评标模型和标书评定结果，系统自动计算出评标价格。如果有多套价格指数和指标权重，则给出多种评标价格。

    18．项目任务管理:
    项目任务管理模块能对每一个用户分别汇总当前所有工作任务（包括审批任务），并随着流程的运行自动更新每一个用户的当前任务列表。管理人员可以随时查看当前需要审批的任务列表，业务人员可以随时查看当前的工作任务列表。 对于用户当前的工作任务，系统支持多种用户提醒方式，包括手机短信提醒、E-mail邮件提醒以及Web提醒三种方式。

    19．竞价大厅:
    有竞价权限的供应商、采购业主、系统管理员可以随时进入竞价大厅，但只有在规定的竞价时间内供应商才能在线竞价。在规定的时间内，竞价商可以实时报价，并能查看其它竞价商相关报价情况，包括曲线和文字两种形式显示的报价记录，以及实时的报价排名。竞价商也可以在线向采购方提出各种问题，以及浏览采购方在竞价过程中发布的各种重要信息。采购方可以全程监控整个竞价过程，包括暂停(或恢复) 竞价过程，向竞价商发布重要信息，解答竞价商提出的各种问题等。采购商能看到每一家竞价单位的实时报价和排名情况。

    20．谈判大厅:
    采购商选择对某一产品进行报价的供应商和生产该产品但未在平台上报价的供应商进行询价，被询的供应商可以在线报价，并且双方可以进行在线议价或交互谈判磋商，对满意的报价生成采购订单。同时系统自动将谈判过程以日志的形式记录下来，便于领导对业务员审核和采购员自身业务提醒。

    21．合同管理:
    凭借强大的流程自定义功能，可以轻松实现在线合同签定、合同管理、合同执行状态跟踪等功能。可以针对产品目录或经常性采购产品，制作合同模板；可以自定义在线合同签定管理流程，关联不同合同模板；可以自定义对合同的发货、收货、入库、退货等环节跟踪流程，监控合同执行状态。

    22．采购效果分析:
    采购效果分析模块主要用来帮助采购单位评估业务项目的采购效果，包括项目最终成本和项目质量、供应商合同履行质量、采购人员绩效等等。用户可以自行设定评估模型，同时也可以应用工作流技术自行制定评估流程。 使用采购效果分析模块，可以分析采购项目成本，评估项目采购质量；可以结合交易价格、合同履行等情况综合评估项目供应商；可以结合项目最终成本、采购周期及项目执行等情况评估采购人员完成采购项目质量情况等。

    23．日志管理:
    系统日志是对系统各级用户操作的记录，系统日志管理自动记录了用户的操作，同时提供对日志的查询功能以便于系统管理员对用户操作进行追踪与分析，做到所有操作都有据可查。

    24．在线编辑器:
    在线编辑器是基于纯Web方式的、所见即所得的在线编辑工具。能在网络上以所见即所得的编辑方式进行编辑图文并茂的文章、新闻、讨论贴、通告、记事等多种文字处理应用。能够在网页上实现许多桌面编辑软件（如：Word）所具有的强大可视编辑功能；是一个真正的绿色软件，不需要在计算机上安装任何的客户端软件；编辑器的编辑及使用方法与FrontPage、Dreamweaver等著名主页制作软件类似，无需任何HTML语法知识、儍瓜式的操作让即使没有主页制作经验的使用者也能快速上手。

五、系统运行环境

电子目录采购系统的客户端不需要特别的设置,只要求浏览器为IE5.0或以上版本。
电子目录采购系统的服务器端要求配置：
CPU： Pentium III 以上
内存： 512MB以上
硬盘： 20MB以上（安装空间）
操作系统： 各种商用或免费的操作系统(包括Windows98以上、Linux、Unix等)
应用服务器： 各种商用或免费的应用服务器(包括Tomcat、IBM Websphere Server、BEA WebLogic Server等)
数据库： 各种商用或免费的大型数据库(包括Oracle 8i以上、SQL Server2000以上、Mysql4.0以上等)
Java：JDK 1.3以上